GENEL İDARİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

             Personel Birimi

             Yayın Birimi

             Araç Hizmetleri Birimi

Birimin görev alanına giren hususların sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

Sorumluluğu altındaki hizmetlerin yürütülmesi için gerekli plan ve talimatları hazırlamak,

Şube personelinin disiplin ve işbirliği içinde çalışmasını sağlamak, aralarındaki görevleri dağıtmak ve denetlemek,

Şubeye sunulan konuların zamanında incelenmesini, sonuçlandırılmasını ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak,

Birimi ile ilgili hizmetlerin geliştirilmesi ve uygulanmasında karşılaşılan sorunların giderilmesinde amirine yardımcı olmak,

Personelin eğitim ve öğretimini sağlamak,

Kalite yönetim sistemi doğrultusunda çalışmak ve ona bağlı birimlerin kalite yönetim sistemine uygun çalışmasını sağlamak,

Diğer benzer yetkileri kullanmak ve üstleri tarafından verilen görevleri yerine getirmek.

Personel Birimi:

Personel işlerinin takibi (günlük/yıllık izin, mazeretli izin, ücretsiz izin, raporlar, icra, göreve başlama, görevden ayrılma, atama, görevlendirme ve emeklilik), yazışmaların yapılması ve dosyalanması,

Kurum içinde ve dışında Başkanlığın resmi yazışmalarının hazırlanması ve dosyalanması,

Başkanlığımıza gelen ve personele ilişkin resmi mektupların personele bildirilmesi ve ilgili konu hakkında bilgilendirilmesi,

Kurumdan ayrılan personelin dosyalarının gelecekteki olası yazışmalara (emeklilik hizmet süresi, yargı işleri vb.) Karşı tutulması.) ve taleplere yazılı olarak cevap vermek,

Aile Durumu değişen personele Aile Yardımı ve Aile Durumu Bildirim Formunun hazırlanması,

Akademik ve idari personelin Varlık Beyan işlemlerinin Personel Departmanına gönderilmesi,

Akademik ve idari personelin Kişisel Dosya ve bilgilerinin güncellenmesini sağlamak,

Aylık ve yıllık istatistik oluşturma,

Seyahat ödeneği olan / olmayan ve idari izinli tüm personelin atama yazışmalarına sahip olmak,

Büro ile ilgili her türlü yönetim ve yönetim görevlerini yerine getirmek,

Yayın Birimi:

Başkanlığımızın iç ve dış yazışmalarının yapılması ve dosyalanması,

Üniversite dışından ve Başkanlık birimlerinden gelen tüm belgeler EBYS ortamında numara ve tarih ile birlikte bilgisayara kaydedilerek Başkanlığa iletilir,

Kurum dışına gönderilen belgeler ilgili birimler tarafından EBYS üzerinden gönderilerek posta veya elden teslim edilir.

Başkanlığın ilgili birimlere sevkine istinaden zimmet defterine kaydedilir ve imza karşılığı ilgili kişilere teslim edilir,

Şahıslara teslim edilmek üzere ilgili birimlere özel evrak gönderilmesi,

Sevk yerine göre zimmete para geçirme karşılığında imzadan sonra birime iade edilen mektupların teslim edilmesi,

Disiplin ve soruşturmalarında görevlendirilen müfettiş ve müfettişlere gerekli belgelerin alınması ve arşivlenmesi,

Bölüm faaliyet raporları, stratejik plan performans göstergeleri formlarının hazırlanması ve gerekli birimlere gönderilmesi,

Araç Hizmetleri Birimi

Başkanlığımızın araçlarının taşınmasını ve yönetimini yapmak,

Başkanlığımıza ait resmi araçların bakım ve onarım giderlerinin takibi, zorunlu trafik sigortası ve otomobil sigortası giderleri ile trafik ve egzoz denetimlerinin yapılması,

Araçların Araç Bilgi Sistemine Akaryakıt, Atama ve Muayene ile ilgili günlük bilgi girişi,

Her türlü aracın Kamu Filo Bilgi Sistemine (KFBS) ve Kamu Araçları Bilgi Yönetim Sistemine (KBS) girişi (Akaryakıt, Sigorta, Muayene, Bakım, Onarım vb.)

Öğrenci Toplulukları, Fakülte, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları ve öğrencilerin il içi ve dışında yapacakları faaliyetlerin talepleri için Başkanlığımıza ait resmi araç ve şoförlerin görevlendirilmesi, yazışmaların yapılması ve istenen belgelerin (Zorunlu Seyahat Sigortası, Katılımcı Listesi ve TÜRSAB Belgesi) kontrol edilmesi,

Araçların zamanında periyodik bakımı

Kültür Merkezleri

Birimin görev alanına giren hususların sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

Sorumluluğu altındaki hizmetlerin yürütülmesi için gerekli plan ve talimatları hazırlamak,

Şube personelinin disiplin ve işbirliği içinde çalışmasını sağlamak, aralarındaki görevleri dağıtmak ve denetlemek,

Şubeye sunulan konuların zamanında incelenmesini, sonuçlandırılmasını ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak,

Birimi ile ilgili hizmetlerin geliştirilmesi ve uygulanmasında karşılaşılan sorunların giderilmesinde amirine yardımcı olmak,

Personelin eğitim ve öğretimini sağlamak,

Diğer benzer yetkileri kullanmak ve üstleri tarafından verilen görevleri yerine getirmek.

Kalite yönetim sistemi doğrultusunda çalışmak ve ona bağlı birimlerin kalite yönetim sistemine uygun çalışmasını sağlamak.

Bağlı Alt Birimler

Prof. Dr. Uğur Sözlü Kültür Merkezi

Prof. Dr. Vural ÜLKÜ Konferans Salonu

Kültür Merkezlerinin her zaman kullanıma hazır tutulması,

Üniversitemiz öğrenci toplulukları tarafından düzenlenecek etkinlikler için alınan başvuruların uygunluğunu kontrol etmek ve Rektörlüğün onayı ile salon tahsis etmek,

Dışarıdan alınan başvurular için salon tahsis edilirken belirlenen ücretin Strateji Departmanı hesabına yatırılması,

Üniversitemizin özel günlerde düzenleyeceği etkinliklerde gerekli önlemleri almak,

Mezuniyet törenlerinde birimlerden gelen talepleri karşılamak,

Kültür merkezlerinde düzenlenen etkinliklerde çay, kahve ve su gibi hizmetler vermek ve gelen misafirleri ağırlamak,

Kendisine rapor veren birimlerdeki personeli yönlendirmek ve yönetmek ve görev dağılımını belirlemek,

Salonlarla ilgili taleplere cevap vermek, yazışmaları hazırlamak ve takip etmek,

Personel çıkışlarını takip etmek,

Salonların temizliği ve hijyeni açısından gerekli önlemleri almak ve çalışanların kurallara uymasını sağlamak,

Salonların onarımı, tadilatı, ısıtılması ve soğutulmasında gerekli önlemleri almak ve takip etmek.