Genel İdari Hizmetler Şube Müdürlüğünün Görevleri

GENEL İDARİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Personel Birimi:

Personel özlük işlerinin (günlük/yıllık izini, mazeret izni, ücretsiz izin, rapor, icra, göreve başlama, görevden ayrılma, tayin, atama ve emeklilik) takibi, yazışmalarının yapılması ve dosyalanması,

Başkanlığın kurum içi ve dışı resmi yazışmalarının yapılması ve dosyalanması,

Başkanlığımıza gelen ve personeli ilgilendiren resmi yazıların personele tebliğ ettirilerek ilgili konu hakkında bilgilendirilmesi,

Kurumdan ayrılan personelin dosyalarının ileride olabilecek yazışmalara (emeklilik hizmet süresi, adli işler vb.) karşı muhafaza ettirilmesi ve gelen taleplere yazılı olarak cevap verilmesi,

Aile durumunda değişiklik olan personele Aile Yardım ve Aile Durum Bildirim Formu hazırlanması,

Akademik ve İdari personelin Mal Bildirim işlemlerini Personel Daire Başkanlığına gönderilmesi,

Özlük Dosyaları ve Akademik, İdari personelin bilgilerinin güncellenmesinin sağlanması,

Aylık ve Yıllık istatistiklerin oluşturulması,

Tüm personelin yolluklu/yolluksuz ve idari izinli olarak görevlendirme yazışmalarının yaptırılması,

Büro ile ilgili her türlü sevk ve idare işlerinin yürütülmesi,

Yazı İşleri Birimi:

Başkanlığımızın kurum içi ve dışı yazışmalarının yapılması dosyalanması,

Üniversite dışından ve Başkanlık birimlerinden gelen tüm evraklar EBYS ortamında bilgisayara sayı ve tarihte kayıt altına alınıp Başkanlığa iletilmesi,

Kurum dışı giden evraklarla ilgili birimler tarafından EBYS üzerinden gönderilmekte olup, tarafımızdan postaya veya elden teslim edilmesi,

Başkanlığın ilgili birimlere sevkine istinaden zimmet defterine işlenerek ilgili kişilere imza karşılığı teslim edilmesi,

Özel evrakların kişilere ulaştırılmak üzere ilgili birimlere gönderilmesi,

İmza sonrası birime dönen yazıları sevk yerine göre zimmet karşılığında teslim edilmesi,

Disiplin ve soruşturulmalarına tayin edilen soruşturmacı ve soruşturmacılara gerekli evrakların götürülmesi ve arşivlenmesi,

Daire Başkanlığı faaliyet raporları, stratejik plan performans göstergeleri formlarını hazırlamak ve gerekli birimlere gönderilmesi,

Taşıt Hizmetleri Birimi

Başkanlığımız taşıt araçlarının sevk ve idaresini gerçekleştirilmesi,

Başkanlığımıza ait resmi araçların bakım-onarım giderleri ile zorunlu trafik sigortası ve kasko giderleri, trafik ve egzoz muayenelerinin takip edilmesi,

Araçların Araç Bilgi Sistemine Yakıt, Görevlendirme ve Muayene ile ilgili bilgilerin günlük girilmesi,

Kamu Filo Bilgi Sistemine  (KFBS) ve Kamu Taşıtları Bilgi Yönetim Sistemine (KBS) araçların her türlü girişinin yapılması (Yakıt, Sigorta, Muayene Bakım onarım vb.)

Öğrenci Toplulukları, Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu talepleri ile öğrencilerin il içinde ve dışında yapacağı etkinlikler için Başkanlığımıza ait Resmi araçların ve şoförlerin görevlendirilmesi, yazışmaların yapılması ve istenilen evrakların (Zorunlu Seyahat Sigortası, Katılımcı Listesi ve TÜRSAB Belgesi) kontrol edilmesi,

Araçların periyodik bakımlarının zamanında yapılması